社用車管理効率ガイド｜業務時間を月20時間削減

はじめに：見過ごされがちな車両管理業務の負担

社用車を保有する企業にとって、車両管理業務は避けて通れない重要な業務です。しかし、車検の手配、保険の更新、メンテナンスのスケジュール管理、事故対応など、その業務内容は多岐にわたり、総務担当者の大きな負担となっています。

特に中小企業では、専任の担当者を置くことが難しく、限られた人員で多くの業務をこなさなければなりません。その結果、車両管理業務に時間を取られ、本来注力すべき業務に手が回らないという状況が生まれています。

本記事では、社用車管理業務を効率化し、担当者の業務時間を月20時間削減するための具体的な手法をご紹介します。

社用車管理の3つの課題

まず、社用車管理業務における主な課題を整理しましょう。

課題①：管理業務の煩雑さ

社用車1台あたり、年間で以下のような業務が発生します。

• 車検の手配と立ち会い（2年に1回）
• 定期点検の手配（1年に1回）
• 自動車税の納付（年1回）
• 保険の更新手続き（年1回）
• オイル交換、タイヤ交換などのメンテナンス手配（随時）
• 事故対応（発生時）
• 車両台帳の更新（随時）

これらの業務を複数台の車両について管理するとなると、その負担は膨大なものになります。

課題②：情報管理の難しさ

車両ごとに、車検の有効期限、保険の満期日、メンテナンス履歴など、管理すべき情報が多数あります。これらをExcelや紙の台帳で管理している企業も多く、情報の更新漏れや確認ミスが発生しやすい状況です。

課題③：突発的な対応の発生

車両の故障や事故は予測できません。突発的に発生するこれらの対応に、担当者は予定外の時間を割かなければならず、他の業務に支障をきたすことがあります。

効率化手法①：車両台帳のデジタル化

紙やExcelで管理している車両台帳を、クラウド型の車両管理システムに移行することで、情報管理の効率が大幅に向上します。

デジタル化により、いつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、更新漏れを防ぐことができます。

効率化手法②：車検・保険の一元管理

複数の車両の車検や保険を、それぞれ異なる時期に更新していると、年間を通じて常に何かしらの手続きに追われることになります。

可能であれば、車検や保険の更新時期を揃えることで、手続きを一括で行い、業務の効率化を図ることができます。また、保険会社を統一することで、割引が適用される場合もあります。

効率化手法③：メンテナンススケジュールの自動化

オイル交換やタイヤ交換などの定期メンテナンスは、走行距離や時期に応じて計画的に実施する必要があります。しかし、複数台の車両のメンテナンススケジュールを手動で管理するのは大変です。

車両管理システムや、整備工場が提供するメンテナンスパックを活用することで、メンテナンススケジュールを自動化し、適切なタイミングで通知を受け取ることができます。

効率化手法④：リース活用による管理業務の外部委託

車両管理業務を根本的に削減する最も効果的な方法は、車両をリースに切り替え、管理業務をリース会社に委託することです。

メンテナンスリースを選択すれば、車検、定期点検、オイル交換、タイヤ交換などの手配をすべてリース会社が行ってくれます（入庫予約・入出庫の手配は除く）。担当者は、リース会社からの連絡を受けるだけで、面倒な手配業務から解放されます。

管理業務削減の効果

車両管理業務を効率化することで、以下のような効果が期待できます。

効果①：業務時間の削減

社用車10台を保有する企業の場合、年間で約200時間（月平均16.7時間）の管理業務が発生すると言われています。リース活用により、この業務時間を50〜70%削減することが可能です。

効果②：人件費の削減

業務時間が削減されれば、その分の人件費も削減できます。時給換算で2,000円とすると、年間で約40万円の人件費削減効果があります。

効果③：ミスの防止

車検切れなどのミスを防ぐことができ、法令違反のリスクを回避できます。

効果④：本業への集中

管理業務から解放された担当者は、本来の業務に集中でき、企業の生産性向上に貢献します。

実践事例：管理業務を月20時間削減した企業

まとめ：管理業務の効率化で本業に集中

社用車の管理業務は、企業にとって必要不可欠ですが、その負担は決して小さくありません。本記事でご紹介した効率化手法を実践することで、担当者の業務時間を大幅に削減し、本来注力すべき業務に集中できる環境を整えることができます。

特に、リース活用による管理業務の外部委託は、最も効果的な手法です。まずは、無料の見積もりを受けて、貴社にとって最適なプランを見つけてみてください。